প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা: কীভাবে সাফল্য নিশ্চিত করা যায়?

প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার এই নিবন্ধটি প্রকল্প পরিচালনার কাঠামোর দশটি জ্ঞানের ক্ষেত্রের মধ্যে একটি সম্পর্কে আলোচনা করেছে। এটি আপনাকে এই জ্ঞানের ক্ষেত্রের সাথে জড়িত বিভিন্ন প্রক্রিয়া, ইনপুট, সরঞ্জাম এবং আউটপুট সম্পর্কে আলোকিত করবে।

পিএমআইয়ের জরিপের প্রতিবেদন অনুসারে, এটি আবিষ্কার করা হয়েছিল যে অকার্যকর যোগাযোগের কারণে প্রতি পাঁচটি প্রকল্পের মধ্যে একটি ব্যর্থ হয়। নিশ্চিত করতে ক সাফল্য একটি প্রকল্প ম্যানেজার অবশ্যই একটি কার্যকর প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালন সার্থক করতে হবে। এই প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা নিবন্ধে, আমি আপনাকে একটি প্রকল্পে পদ্ধতিগত যোগাযোগ কীভাবে প্রতিষ্ঠিত করা হয় এবং এর সাথে জড়িত বিভিন্ন প্রক্রিয়াগুলি কী কী তা সম্পর্কে একটি সম্পূর্ণ ওয়াকথ্রু প্রদান করব।



এই প্রকল্পের সময় পরিচালনার নিবন্ধে আমি যে বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করব তার নীচে রয়েছে:



প্রকল্প পরিচালনার সমস্ত ধারণাকে আয়ত্ত করতে, আপনি আমাদের কাঠামোগত পরীক্ষা করতে পারেন প্রোগ্রাম, যেখানে আপনি দ্বারা পরিচালিত হবে প্রশিক্ষক।

প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থা কী?

প্রকল্প যোগাযোগ ম্যানেজমেন্ট, অনুযায়ী ,
প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় কার্যকর তথ্য আদান-প্রদানের জন্য নকশাকৃত কার্যকারিতা বিকাশ ও কার্যকরীকরণের মাধ্যমে প্রকল্প এবং এর অংশীদারদের তথ্যের প্রয়োজনগুলি পূরণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়াগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা - প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা - এডুরেকাপ্রকল্পের পরিচালনা কাঠামোর ভিত্তি স্থাপনকারী এবং প্রকল্পের পুরো দলকে একই পৃষ্ঠায় রাখতে মূল ভূমিকা পালন করে এমন দশটি মূল জ্ঞানের ক্ষেত্রগুলির মধ্যে এটি একটি। সঠিক যোগাযোগ ব্যবস্থা ছাড়াই, পুরোটি যোগাযোগের অভাবে নষ্ট হয়ে যেতে পারে কারণ বিভিন্ন প্রক্রিয়াতে ভাঙ্গন দেখা দিতে পারে। এটি চূড়ান্ত বিতরণে নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে এবং এর ফলে একটি ব্যর্থ প্রকল্পের ফলস্বরূপ।



প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা বিভিন্ন জুড়েপ্রক্রিয়াগুলি যা নিশ্চিত করে যে সঠিক প্রকল্পের তথ্য সঠিক দলগুলিতে এবং সঠিক সময়ে বিতরণ করা হয়েছে। কার্যকর যোগাযোগ বিভিন্ন সাংস্কৃতিক এবং সাংগঠনিক ব্যাকগ্রাউন্ড, দক্ষতার স্তর, আগ্রহ এবং দৃষ্টিভঙ্গি সহ বিভিন্ন স্টেকহোল্ডারদের মধ্যে একটি সুস্থ সম্পর্ক স্থাপনে সহায়তা করে। সব মিলে তারা প্রকল্পের কার্য সম্পাদন এবং চূড়ান্ত পণ্যকে প্রভাবিত করতে পারে।প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি দুটি অংশের সমষ্টি:

  1. দ্য প্রথম অংশ স্টেকহোল্ডারদের জন্য কার্যকর যোগাযোগ ব্যবস্থা নিশ্চিত করার একটি কৌশল বিকাশের সাথে সম্পর্কিত deals
  2. দ্য দ্বিতীয় অংশ যোগাযোগ কৌশলগুলি বাস্তবায়নের জন্য প্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করা।

গড়ে একজন প্রকল্প পরিচালক তার প্রকল্পের মোট সময় প্রায় 85-90% যোগাযোগে ব্যয় করেন। এইভাবে ক , কার্যকর যোগাযোগের প্রবাহ বজায় রাখা খুব গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। এটি করার জন্য, তাকে অবশ্যই প্রকল্পের একেবারে শুরুতে একটি প্রকল্পের কৌশল সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে হবে এবং প্রকল্পের আজীবন জুড়ে এটি অনুসরণ করতে হবে। কিছু উচ্চ প্রস্তাবিত কার্যকর যোগাযোগ স্থাপনে সহায়তা যে নীচে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে:

  • শক্তিশালী সক্রিয় শ্রবণ
  • দক্ষ লেখার
  • সাবলীল কথা বলার ক্ষমতা
  • প্রশ্নাবলী এবং ধারণা অন্বেষণ
  • প্রত্যাশা স্থাপন ও পরিচালনা
  • অনুপ্রেরণাকারী দল হয়ে ওঠে এবং নিযুক্ত থাকুন
  • পারফরম্যান্স বাড়ানোর জন্য দলকে গাইড করুন
  • বিরোধ নিষ্পত্তি
  • সংক্ষিপ্তকরণ এবং পুনরাবৃত্তি করার ক্ষমতা
  • পরবর্তী সবচেয়ে কার্যকর পদক্ষেপটি চিহ্নিত করুন

উপরের তালিকাভুক্ত দক্ষতার পাশাপাশি একটি প্রকল্প পরিচালককে অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে 5 সি এর যোগাযোগের বিষয়টি যা পুরো প্রকল্প জুড়ে নিরবচ্ছিন্ন এবং নিয়মিত যোগাযোগ তৈরি করতে সহায়তা করবে। এই পাঁচটি সি এর হ'ল:



শর্তে , যোগাযোগ বিভিন্ন ধরণের হতে পারে:

  1. লিখিত যোগাযোগ: এটি যোগাযোগের সর্বাধিক সুনির্দিষ্ট রূপগুলির মধ্যে একটি যা একটি চিঠিপত্রের মাধ্যমের মাধ্যমে প্রেরণ করা হয়। এটি আরও দুটি আকারে বিভক্ত করা যেতে পারে:
    1. লিখিত আনুষ্ঠানিক: প্রকল্পের সনদ, স্কোপ স্টেটমেন্ট, প্রকল্প পরিকল্পনা, ডাব্লুবিএস, প্রকল্পের অবস্থা, জটিল সমস্যা, চুক্তি সম্পর্কিত যোগাযোগ, মেমো ইত্যাদি
    2. লিখিত অনানুষ্ঠানিক: ইমেল, নোট, চিঠি, দলের সদস্যদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ ইত্যাদি
  2. মৌখিক যোগাযোগ: এই ধরণের যোগাযোগের উচ্চতর স্বাচ্ছন্দ্য হয় ব্যক্তিগত যোগাযোগের মাধ্যমে, টিমের সাথে সাক্ষাত হয়, টেলিফোনিক ইত্যাদি মাধ্যমে এটি আরও দুটি ধরণের শ্রেণিবদ্ধ করা যেতে পারে:
    1. মৌখিক আনুষ্ঠানিক: উপস্থাপনা, বক্তৃতা, আলোচনা ইত্যাদি
    2. অনানুষ্ঠানিক মৌখিক: দলের সদস্যদের সাথে কথোপকথন, প্রকল্প সভা, ব্রেক রুম বা যুদ্ধকক্ষ কথোপকথন ইত্যাদি
  3. লিখিত যোগাযোগ: এটি যোগাযোগের সর্বাধিক প্রাথমিক ফর্ম এবং প্রায় 55% যোগাযোগ এই ফর্মটিতে সম্পন্ন হয়।এই ধরণের যোগাযোগের সাধারণ উদাহরণগুলি হ'ল মুখের অভিব্যক্তি, হাতের নড়াচড়া, কথা বলার সময় স্বরের সুর ইত্যাদি are

আমি আশা করি প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা কী তা আপনার এখন আরও ভালভাবে বুঝতে হবে। পরবর্তী বিভাগে, আমি আলোচনা করব যে কীভাবে যোগাযোগ ব্যবস্থাপনাগুলি কোনও সংস্থাকে উপকৃত করে।

জাভাতে স্ট্রিংকে ডেটে রূপান্তর করুন

যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার সুবিধাগুলি

  • প্রত্যাশা: প্রকল্প যোগাযোগ পরিকল্পনাটি কখন এবং কখন যোগাযোগ হওয়া উচিত তার মান নির্ধারণে সহায়তা করে।প্রকল্পের নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে এবং সমস্ত স্টেকহোল্ডাররা প্রয়োজনীয় তথ্য গ্রহণ করে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি ম্যানেজারকে সহায়তা করে।
  • ধারাবাহিকতা: যথাযথ যোগাযোগের পরিকল্পনার সাথে, কোনও প্রকল্প পরিচালক প্রকল্পের কার্যক্রম পরিচালনার ক্ষেত্রে আরও সুসংগত হন। এছাড়াও, এটি দলের সদস্যদের একটি দিকনির্দেশনা দেয় যা তারা দলের বাকি অংশ এবং অংশীদারদের সাথে ধারাবাহিকভাবে যোগাযোগ করতে পারে।
  • প্রমোদ: দক্ষ প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনাটি দলের দলের সকল সদস্যকে প্রকল্পের ঘটনা সম্পর্কে ভালভাবে অবহিত রাখে। এইভাবে তারা কাজটি থামানোর পরিবর্তে প্রয়োজনীয় তথ্যের সাথে সজ্জিত থাকে এবং হারিয়ে যাওয়া তথ্যের সন্ধান করে।
  • ফলাফল: এটি দল এবং স্টেকহোল্ডারদের মধ্যে একটি যথাযথ এবং স্পষ্ট যোগাযোগের চ্যানেল স্থাপন করে যা নিশ্চিত করে যে দলটি জানেপ্রকল্পের আউটপুট থেকে স্টেকহোল্ডাররা ঠিক কী চান, প্রয়োজন এবং আশা করেন।
  • নিয়ন্ত্রিত যোগাযোগ: যোগাযোগ ব্যবস্থাও নিশ্চিত করে যে সঠিক তথ্য সঠিক লোকের কাছে পৌঁছে দেওয়া হয়েছে এবং সঠিক সময়ে। এটি অস্পষ্টতা বা বিভ্রান্তির জন্য কোনও স্থান ছাড়বে না এবং যোগাযোগের একটি মসৃণ প্রবাহ সরবরাহ করবে।
  • প্রকল্প দলের সহযোগিতা: ভাল যোগাযোগের ফলে প্রায়শই দলের সদস্যদের মধ্যে আরও ভাল সহযোগিতা হয় এবং পুরোটির দিকে ফোকাস বাড়ায়।
  • কার্যকর কিকোফ সেশন: একটি সুসংগঠিত যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার প্রকল্পগুলি যেমন প্রকল্পগুলি তেমন ভাল শুরু করেপ্রকল্প এবং পদ্ধতিগুলি একটি উচ্চ-স্তরে আলোচনা এবং পর্যালোচনা করা হয়েছে তা নিশ্চিত করে। একবার এটি নিশ্চিত হয়ে গেলে আরও যোগাযোগের প্রক্রিয়াগুলি টিমের সদস্যদের দ্বারা প্রকাশ এবং সম্মত হয় যা তাদের পরবর্তী কী হবে এবং প্রকল্পে তাদের ভূমিকা কী তা একটি পরিষ্কার চিত্র দেয়।

প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা প্রক্রিয়া

প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা জ্ঞান অঞ্চলটি নিম্নলিখিত তিনটি প্রক্রিয়া নিয়ে গঠিত:

1. পরিকল্পনা যোগাযোগ ব্যবস্থা

পরিকল্পনা যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার প্রকল্প প্রকল্প পরিচালনা জ্ঞানের ক্ষেত্রের প্রাথমিক প্রক্রিয়া। এই প্রক্রিয়াতে, প্রকল্প যোগাযোগের সাথে জড়িত ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য একটি নিয়মতান্ত্রিক ও কার্যকর পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। এটি প্রধানত প্রতিটি স্টেকহোল্ডার এবং দলের প্রয়োজন, সাংগঠনিক সম্পদ উপলব্ধ এবং প্রকল্পের প্রয়োজনের মতো তথ্যের ব্যবহার করে। পরিকল্পনা যোগাযোগ পরিচালনা প্রক্রিয়া পুরো সময় জুড়ে পর্যায়ক্রমে বিরতিতে সঞ্চালিত হয় । এটি প্রাথমিকভাবে প্রামাণ্য পদ্ধতির মাধ্যমে প্রাসঙ্গিক ডেটা সময়োপযোগী সাহায্য করে যা স্টেকহোল্ডারদের একটি দক্ষ পদ্ধতিতে নিযুক্ত রাখে in

পরিকল্পনা যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় বিভিন্ন ইনপুট, সরঞ্জাম ও কৌশল এবং আউটপুট জড়িত যা আমি নীচে সারণিতে তালিকাভুক্ত করেছি:

ইনপুটস সরঞ্জাম এবং কৌশল আউটপুটস
  1. কার্যসূচি সনদ
  2. প্রকল্প পরিচালনা পরিকল্পনা
    • রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান
    • স্টেকহোল্ডার এনগেজমেন্ট প্ল্যান
  3. প্রকল্প নথি
    • প্রয়োজনীয়তা ডকুমেন্টেশন
    • স্টেকহোল্ডার রেজিস্ট্রেশন
  4. এন্টারপ্রাইজ পরিবেশগত বিষয়গুলির
  5. সাংগঠনিক কার্যকলাপ সম্পদ
  1. বিশেষজ্ঞ রায়
  2. যোগাযোগের প্রয়োজনীয়তা বিশ্লেষণ
  3. যোগাযোগ প্রযুক্তি
  4. যোগাযোগ মডেল
  5. যোগাযোগের পদ্ধতি
  6. আন্তঃব্যক্তিক এবং দলের দক্ষতা
    • যোগাযোগ শৈলীর মূল্যায়ন
    • রাজনৈতিক সচেতনতা
    • সাংস্কৃতিক সচেতনতা
  7. তথ্য উপস্থাপনা
    • স্টেকহোল্ডার জড়িত মূল্যায়ন ম্যাট্রিক্স ri
  8. সভা
  1. যোগাযোগ ব্যবস্থাপনাপরিকল্পনা
  2. প্রকল্প পরিচালনা পরিকল্পনাআপডেট
    • অংশীদারদের প্রবৃত্তিপরিকল্পনা
  3. প্রকল্প নথি আপডেট
    • প্রকল্পের সময়সূচী
    • স্টেকহোল্ডার রেজিস্ট্রেশন

2. যোগাযোগ পরিচালনা করুন

প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার দ্বিতীয় প্রক্রিয়াটি হ'ল যোগাযোগগুলি পরিচালনা করুন যা মূলত প্রকল্পের তথ্যগুলি যথাযথ এবং সময়মতো সংগ্রহ করা, তৈরি, বিতরণ, সঞ্চয়, পুনরুদ্ধার, পরিচালনা, নিরীক্ষণ এবং অবশেষে নিষ্পত্তি করা। প্রকল্প দল থেকে স্টেকহোল্ডার এবং তদ্বিপরীতদের কাছে অনায়াসে এবং দক্ষ তথ্যের প্রবাহ সরবরাহ করার জন্য এটি প্রকল্পের আজীবন জুড়ে সঞ্চালিত হয়। এই প্রক্রিয়াটি সবচেয়ে উপযুক্ত পাশাপাশি কার্যকর যোগাযোগের বিভিন্ন দিক সনাক্ত করতে সহায়তা করে পদ্ধতি , প্রযুক্তি এবং কৌশল। তদ্ব্যতীত, এটি পদ্ধতি এবং কৌশলগুলিতে যে কোনও সামঞ্জস্যের জন্য স্থান সরবরাহ করে পুরো যোগাযোগ ব্যবস্থাটিকে আরও নমনীয় হতে দেয়। যোগাযোগের প্রবাহ ব্যাহত না করে এটি স্টেকহোল্ডারদের পরিবর্তিত চাহিদা ও চাহিদা পূরণে সহায়তা করে।

নীচের সারণিতে আমি যোগাযোগ পরিচালনা করার প্রক্রিয়াতে জড়িত ইনপুট, সরঞ্জাম ও কৌশল এবং আউটপুটগুলির সম্পূর্ণ তালিকা নীচে তালিকাভুক্ত করেছি:

ইনপুটস সরঞ্জাম এবং কৌশল আউটপুটস
  1. প্রকল্প পরিচালনা পরিকল্পনা
    • রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান
    • যোগাযোগব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা
    • অংশীদারদের প্রবৃত্তিপরিকল্পনা
  2. প্রকল্প নথি
    • লগ পরিবর্তন করুন
    • ইস্যু লগ
    • পাঠ নিবন্ধন নিবন্ধ
    • গুণ রিপোর্ট
    • ঝুঁকি রিপোর্ট
    • স্টেকহোল্ডার রেজিস্ট্রেশন
  3. কাজের পারফরম্যান্স রিপোর্ট
  4. এন্টারপ্রাইজ পরিবেশগত বিষয়গুলির
  5. সাংগঠনিক কার্যকলাপ সম্পদ
  1. যোগাযোগ প্রযুক্তি
  2. যোগাযোগের পদ্ধতি
  3. যোগাযোগ দক্ষতা
    • যোগাযোগের যোগ্যতা
    • মতামত
    • ননভারবাল
    • উপস্থাপনা
  4. প্রকল্প পরিচালনা তথ্য সিস্টেম
  5. প্রকল্পের প্রতিবেদন
  6. আন্তঃব্যক্তিক এবং দলের দক্ষতা
    • সক্রিয় শ্রবণ
    • দ্বন্দ্ব ব্যবস্থাপনা
    • সাংস্কৃতিক সচেতনতা
    • সভা পরিচালনা
    • নেটওয়ার্কিং
    • রাজনৈতিক সচেতনতা
  7. সভা
  1. প্রকল্প যোগাযোগ
  2. প্রকল্প পরিচালনা পরিকল্পনা আপডেট
    • যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা
    • স্টেকহোল্ডার এনগেজমেন্ট প্ল্যান
  3. প্রকল্প নথি আপডেট
    • ইস্যু লগ
    • পাঠ নিবন্ধন নিবন্ধ
    • প্রকল্পের সময়সূচী
    • বিপদ নথি
    • স্টেকহোল্ডার রেজিস্ট্রেশন
  4. সাংগঠনিক প্রক্রিয়া সম্পদ আপডেট

3. যোগাযোগ নিরীক্ষণ

যোগাযোগ পরিচালনা জ্ঞানের ক্ষেত্রের চূড়ান্ত প্রক্রিয়া হ'ল মনিটর যোগাযোগ। এই প্রক্রিয়াটি নিশ্চিত করে যে প্রকল্পের সমস্ত তথ্য প্রয়োজনীয়তা এবং প্রয়োজনীয়তা এবং জড়িত স্টেকহোল্ডাররা এর সমাপ্তির দ্বারা পূরণ হয়। এটি জুড়ে সঞ্চালিত হয় এবং যোগাযোগ ব্যবস্থাপনায় এবং স্টেকহোল্ডারদের প্রবৃদ্ধি পরিকল্পনা অনুসারে তথ্যের প্রবাহকে অনুকূলকরণে সহায়তা করে।

টেবিলের নীচে প্রকল্পের যোগাযোগ পরিচালনার চূড়ান্ত প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত বিভিন্ন ইনপুট, সরঞ্জাম ও কৌশল এবং আউটপুটগুলির তালিকা রয়েছে:

ইনপুটস সরঞ্জাম এবং কৌশল আউটপুটস
  1. প্রকল্প পরিচালনা পরিকল্পনা
    • রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান
    • যোগাযোগ
      ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা
    • অংশীদারদের প্রবৃত্তি
      পরিকল্পনা
  2. প্রকল্প নথি
    • ইস্যু লগ
    • পাঠ নিবন্ধন নিবন্ধ
    • প্রকল্প যোগাযোগ
  3. কাজের পারফরম্যান্স রিপোর্ট
  4. এন্টারপ্রাইজ পরিবেশগত বিষয়গুলির
  5. সাংগঠনিক কার্যকলাপ সম্পদ
  1. বিশেষজ্ঞ রায়
  2. প্রকল্প পরিচালনা তথ্য সিস্টেম
  3. তথ্য বিশ্লেষণ
    • স্টেকহোল্ডার জড়িত মূল্যায়ন ম্যাট্রিক্স ri
  4. আন্তঃব্যক্তিক এবং দলের দক্ষতা
    • পর্যবেক্ষণ / কথোপকথন
  5. সভা
  1. কাজের পারফরম্যান্স তথ্য
  2. অনুরোধগুলো পরিবর্তন করো
  3. প্রকল্প পরিচালনা পরিকল্পনা আপডেট
    • যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা
    • স্টেকহোল্ডার এনগেজমেন্ট প্ল্যান
  4. প্রকল্প নথি আপডেট
    • ইস্যু লগ
    • পাঠ নিবন্ধন নিবন্ধ
    • স্টেকহোল্ডার রেজিস্ট্রেশন

সুতরাং, এটি প্রকল্প প্রকল্প পরিচালনা সম্পর্কে ছিল। আপনি যদি আরও জানতে চান প্রকল্প পরিচালনা পদ্ধতি বা ,আপনি আমার পরীক্ষা করতে পারেন ' যেমন.

আপনি যদি এই 'প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা' নিবন্ধটি প্রাসঙ্গিক বলে মনে করেন তবে এটি দেখুন বিশ্বজুড়ে ছড়িয়ে থাকা 250,000 এরও বেশি সন্তুষ্ট শিক্ষার্থীর নেটওয়ার্ক সহ একটি বিশ্বস্ত অনলাইন লার্নিং সংস্থা এডুরেকা দ্বারা।

আমাদের জন্য একটি প্রশ্ন আছে? এই প্রকল্প যোগাযোগ পরিচালনা নিবন্ধের মন্তব্য বিভাগে দয়া করে এটি উল্লেখ করুন এবং আমরা আপনার কাছে ফিরে আসব।